Oficinas virtuales

                                                Oficinas virtuales

                             

la definición de oficina virtual puede describirse como un lugar virtual e intangible donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física. Principalmente las oficinas virtuales van enfocadas a prestar servicios a los clientes, es decir que una oficina virtual puede ofrecer productos y servicios sin hacer uso de los medios tradicionales, lo cual puede llegar a ser mucho más eficiente, ya que los clientes pueden acceder a la información o servicios las 24 horas del día.

¿Para qué sirve una oficina virtual? Las oficinas virtuales principalmente van enfocadas a empresas multinacionales, medianas y pequeñas, además de también para profesionistas y emprendedores que desean reducir los costos y contar con un domicilio para su empresa o negocio. Las oficinas virtuales son muy comúnmente para tener presencia en diversos lugares, sin la necesidad de contar con un espacio físico, que a menudo suele ser muy costoso.

BENEFICIOS

La oficina virtual es una alternativa para aquellos que no necesitan o no pueden tener una oficina tradicional donde se asumen de forma directa los altos costos de alquiler, adecuación, mobiliario y la logística del día a día.

-Aunque no lo parezca y siga siendo extraño para muchos el concepto de oficina virtual, es un hecho que tener oficina remota tienes sus ventajas.

-Costo beneficio: Al no tener una oficina física o la tradicional oficina en arriendo y contar con una oficina virtual, ahorrará no solo en el costo mensual, sino que no incurre en los tramites de búsqueda de codeudor, costo del montaje ni mantenimiento, no necesita recepcionista ni personal para realizar el aseo ni atender la cafetería, no incurre en procesos de selección ni en curvas de aprendizaje, control de resultados, ausencias, permisos e incapacidades, no debe gastar su tiempo en ir a comprar implementos para su oficina, entre otros.

-Comodidad remota: Cuando cuenta con una oficina virtual, Usted y sus empleados no solo trabajaran desde la comodidad de su casa sino que además no tendrá que preocuparse por la operación logística de su negocio.

-Dueño de su tiempo: con su oficina virtual, Usted no tendrá que preocuparse por inconvenientes de traslados a oficinas, trancones o llegadas tarde, ya que usted maneja su propio horario. De esta forma no reducirá su productividad y será de beneficio tanto para los empleados como para la empresa.

-Espacio por horas: Si lo que necesita es un espacio temporal, con una oficina virtual encuentra los espacios adecuados para la atención de sus clientes y tendrá cupos de horas en espacios de oficina o salas de reuniones, donde podrá proyectar la mejor imagen de su empresa y enfocarse al objetivo de su reunión.

-Lugar de prestigio: la oficina virtual le proporcionara la dirección de correspondencia y línea telefónica exclusiva para que usted pueda usarlo libremente en toda su papelería y pagina web de su empresa. Esto le brindara reconocimiento y le dará prestigio a su empresa.

Ventajas de la oficina virtual

• Menor inversión de puesta en marcha.Si tu empresa está recién comenzando, la oficina virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.
• Ahorro de dinero.Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio físico, ahorrás dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.
• En todo momento y en todo lugar.Las actividades cotidianas pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet y un teléfono.
• Horarios flexibles.Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.
• Reducción de tiempos y eventualidades.En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o de tránsito.

Desventajas de la oficina virtual

• Dependencia de internet.La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.
• No todos son capaces de "virtualizar".Por un lado, no todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere de organización, automotivación y orientación a resultados
• Dificultades de comunicación.Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente..
• Baja personalización.Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio
• Dificultades para controlar y coordinar.La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

Qué tipos de empresas pueden tener una oficina virtual

Cuando creas una empresa y necesitas realizar el inicio de actividades en el SII, te puedes encontrar con un problema: tu empresa debe tener una dirección legal. Es decir, una dirección comercial en la que tu empresa tenga su sede.
Para este propósito no vale tu casa o la de tus padres o la de un amigo, porque estas direcciones no tienen carácter comercial.
Una forma de conseguir esta dirección es arrendando una oficina virtual Sin embargo, aún no tienes RUT, porque no has iniciado actividades, así que ¿cómo puedes entonces hacer un contrato legal válido para el SII?
Además de esta situación que parece una broma de mal gusto, arrendar una oficina conlleva un costo que en la mayoría de las ocasiones, una empresa que está empezando, tal vez no puede afrontar.
Al principio, las Oficinas Virtuales fueron pensadas para empresas que inician su camino y no cuentan con muchos recursos.
Pero, gracias al uso de la tecnología, cada día más se han convertido en una alternativa real en aquellos casos de empresas en los que no requiere un espacio fijo constantemente.
Esto ha hecho posible que el negocio de las Oficinas Virtuales evolucione y creen nuevos servicios. De cubrir una necesidad de empresas que están iniciando su negocio ha pasado a posicionarse como una opción más flexible y menos costosa.

Existen varios de tipos de Oficina Virtual según los servicios que ofrecen:A.- Dirección Tributaria
El inicio de actividades es la forma de concretar ante el Servicio de Impuestos Internos la creación de algún emprendimiento o el desarrollo de cualquier tipo de actividad comercial o profesional.
Además, en caso de que necesites documentos para venta o distribución de productos como boletas, guías de despacho o facturas, podrás timbrarlas una vez validada la dirección tributaria de tu empresa.
Una vez realizado el Inicio de Actividades, tu dirección tributaria también te servirá para obtener la patente municipal.

B.- Dirección comercial
Otro de los servicios más comunes de las Oficinas Virtuales es la Dirección Comercial. No es lo mismo que la dirección tributaria o legal, sino que se trata de la dirección que facilitas como contacto a tus clientes.
Este servicio permite que recibas correspondencia dirigida a tu empresa, ya sean cartas u otro tipo de paquetes.

C.- Secretaria virtual
Este servicio no suelen incluirlo todas las empresas.
Asignan un número único a tu empresa que puedes facilitar a tus clientes, de modo que cuando una persona llama al número, una secretaria responde corporativamente por ti, toma el recado y te lo envía a través de un correo electrónico.
En algunos casos, también puedes optar porque la llamada te la reenvíen al número de celular o teléfono fijo que tú decidas.

D.- Presencia en distintas ciudades e incluso países
En algunas ocasiones, estas empresas tienen sedes en distintas ciudades del país o incluso de países distintos, lo que te permite ocupar espacios para reuniones de negocios en estos lugares, si lo requieres.

E.- Espacio compartido o Co-working
Muchos negocios hoy permiten operar a través de espacios de Co-working u oficinas compartidas.
Son espacios dinámicos asociados al mundo del emprendimiento y las Start up, en los que se busca la flexibilidad de ocupar espacios altamente tecnológicos por horas o días.

                   Que es coworking

Seguro que últimamente has escuchado este anglicismo a menudo y te has preguntado ¿qué es realmente el coworking?, ¿cómo funciona?, ¿qué diferencias hay con una oficina compartida o un centro de negocios?.
Según Wikipedia el coworking o cotrabajo es una forma de trabajo que permite a profesionales independientes, emprendedores y pymes de diferentes sectores, compartir un mismo espacio de trabajo (tanto físico como virtual) con el fin de desarrollar sus proyectos profesionales la vez que fomentan proyectos conjuntos.
Desde Comunidad Coworking hemos crecido con esta filosofía de trabajo en España. Como primera plataforma (buscador, revista y escuela de formación para gestores coworking desde 2010), siempre nos ha gustado definirlo como:
Coworking es una filosofía de trabajo y de vida que permite a profesionales de diferentes sectores, compartir un mismo espacio de trabajo sin perder su independencia.
Es muy importante resaltar que la base del coworking radica en su comunidad. Esto no quiere decir que necesariamente los coworkers tengan que participar de las actividades e iniciativas del espacio, pero sí, que debe de haber un gestor o “community builder” que dinamice y vele por la comunidad. Éste es el principal matiz que lo diferencia de un HUB, oficina compartida o centro de negocios.

Cómo funciona el coworking

El coworking se entiende como una cesión de espacio para que el profesional trabaje en un entorno compartido. Los espacios de coworking deben regirse por una serie de normas de convivencia que permitan que el clima de trabajo sea el adecuado para toda su comunidad.

Podríamos decir que para que un espacio coworking funcione deben cumplirse los siguientes puntos:

• Convivencia y respeto
• Zonas comunes que permitan la conexión entre coworkers
• La figura del gestor del espacio como nexo de unión entre coworkers
• Libertad de acceso
• Membresías o modalidades de precios sencillas y enfocadas al perfil elegido
• Iniciativas y elementos que aporten dinamismo y ayuden a promover ideas
• Continua evolución y rapidez a la hora de ejecutar mejoras